ミーティング（会議）の進め方

• ミーティングは極力減らして、可能な限りSlack等のツールで非同期コミュニケーションを使うようにしましょう
  • Slackなどのツールは、リアルタイムに参加してない人があとから読み返すことで、議論を追えるのでとても良いです。
• どうしてもミーティングが必要な場合のみ、最小限の人数で開催するようにします。多くの定期的なミーティングは悪です。
• 定例ミーティングは本当に開催する必要があるかどうか随時確認し、見直しできないか考えましょう
• 「情報の共有」「進捗確認」「進捗報告」のためにミーティングをするのは無駄を通り越して害です。参加者の時間を奪っています。オンライン非同期でできるようなテンプレートや方法を考えましょう
• オフラインのミーティングは参加者が限定され、ログが残りづらいので極力やめましょう。やむおえずオフラインで開催する場合は、オンラインと同様の方法で行います
  • オンラインとオフラインのハイブリッドはだめです。オンライン参加者が１人でもいる場合は、全員でオンラインでミーティングを開催します。ハイブリッドの場合、オンラインの参加者はとても参加しづらいです。

事前準備

• ミーティングの質は事前に準備する資料にかかっています。必ず事前に資料を準備をしましょう。

• 資料は、Google docsなど、オンラインで参加者全員が読み書きできるクラウドサービスを使います。複数人が発表する場合でも、極力１つの資料にまとめます。

• 資料には以下は必ず含めます。また、この事前資料は、そのまま議事録として使います。

  • ミーティングの目的（ゴール）を決める
  • ミーティングの終了に必要な決定事項を洗い出しておく
    • ○○をするか、しないかを決める
    • ○○をいつまでに、誰がするか決める
  • 誰に何をどのように報告/確認する必要があるか書き出す
    • ○○を誰に確認をする
  • 議題も全て書き出しておく

• 同じメンバー、テーマで複数回、ミーティングを行う場合は、１つのドキュメント(Google docs)の上に新しい資料（議事録）を追加していきます。

開催準備

• invitationと共に、事前資料を送りましょう。事前資料で決定できる場合は、その時点で完了。ミーティングの開催はやめます。
• invitationを受け取った側は、必要ないと判断すれば見送ることを提案します。または自分の関係ない場合は辞退をします。
• 目的のために必要な人が招待されてない場合には追加で招待します

当日

• ミーティング当日は、各人送った資料を開いて編集できるようにします。また、画面共有で資料を共有します。

• 資料上部から順に、確認と意思決定をします。決まったことは、参加者全員で資料を更新し、議事録としていきます。このとき、資料に書き込むことで、全員の意思確認と、決定事項の漏れがないか確認します。
  決定のためにでた意見などは、資料に追記します。

• そして最後に、必ず決定事項を元に何を誰が何時までにすべきか、アクションアイテムを確認、記述していきます。

  • アクションアイテムと決定事項がないミーティングは失敗です。

• 必要であれば、次回のミーティングのスケジュールはその場で決めます。

• オフラインでのミーティングでも同様に、必ずスクリーンに資料を写して、且つそれぞれのPCで同じ資料を編集することで、オンラインと同様の方法で進めていきます。

• このように、事前資料を議事録にし、参加者全員で意思決定をすることで、議事録を見れば、ミーティングに参加しなかった人でも、意思決定の流れや決定事項がわかります。

• もし、参加してない人にアクションアイテムが割り当てられた場合でも、資料のurlを共有することでスムーズに情報共有が可能となります。